Phương thức giao tiếp ảnh hưởng nhiều đến sự phát triển của xã hội, trong đó kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc được nhiều người quan tâm hơn cả. Nếu như bạn hội tụ đủ những kỹ năng giao tiếp sẽ giúp bạn mở rộng mối quan hệ và có nhiều cơ hội thăng tiến trong công việc.
1. Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp còn được gọi là “ nghệ thuật giao tiếp”, khái niệm này bao gồm tập hợp những quy tắc, cách ứng xử, hành vi và sự tương tác giữa mọi người với nhau. Để giao tiếp đạt hiệu quả, đòi hỏi bạn phải có những kỹ năng bao gồm: kỹ năng lắng nghe, kỹ năng quan sát, kỹ năng diễn đạt, kỹ năng thuyết phục, … Cũng không nói quá khi đây chính là một môn nghệ thuật.
Nhiều người nghĩ rằng, kỹ năng giao tiếp là điều gì đó rất cao siêu, nhưng thực tế đây chính là những gì được thể hiện ra hàng ngày. Bạn có thể rèn luyện và tích lũy hàng ngày để đạt được hiệu quả tốt nhất.
2. Tầm quan trọng của giao tiếp trong công việc
Môi trường công sở, dù bạn làm việc ở bất kỳ vị trí nào thì hàng ngày cùng phải tiếp xúc với nhiều người trong công việc. Bạn có thể giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp, sếp hoặc là đối tác. Trong đó, kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc có ý nghĩa rất quan trọng:
- Truyền đạt thông tin rõ ràng, chính xác giữa người truyền thông tin và người tiếp nhận.
- Gây thiện cảm cho người nghe, tạo thuận lợi cho công việc có sự tương tác tốt hơn, dễ dàng đạt được thỏa thuận và được ký kết hợp đồng.
- Luôn luôn lắng nghe, thấu hiểu cảm xúc của đối phương, tạo cảm giác được quan tâm, trân trọng với người nghe. Từ đó, bạn sẽ xây dựng được mối quan hệ gắn kết và gần gũi hơn với những những người xung quanh.
- Tạo dựng phong cách riêng cho bản thân, để trở nên nổi bật và thu hút hơn trong tập thể.
- Tạo cảm giác tự tin khi trò chuyện với người khác, nhất là với người mới lần đầu bạn được tiếp xúc.
- Hạn chế gây ra hiểu lầm dẫn đến tình huống xung đột hay mâu thuẫn ngoài ý muốn. Nhất là trong văn hóa giao tiếp của người Việt, thì đề cao tình cảm, ưa sự tế nhị, ý tứ trong quy tắc ứng xử.
Như vậy bạn đã thấy được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong công việc được khắc họa rõ nhất. Giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm, do vậy cần phải được rèn luyện hàng ngày và phát triển, từ đó sẽ giúp công việc của bạn thuận lợi hơn rất nhiều.
>>>Tổng hợp kỹ năng giao tiếp cơ bản hữu ích
3. 9 kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc bạn cần biết
3.1. Chào hỏi và tạm biệt đồng nghiệp
Mỗi buổi sáng nơi công sở mà nghe được câu chào hỏi thân thiện sẽ rất biết cách lấy lòng người khác. Chào hỏi là bước đầu tiên giúp bạn bắt đầu một mối quan hệ, cũng là cách để bạn có thể giao tiếp với người khác. Tùy với từng đối tượng, hay hoàn cảnh bạn hãy áp dụng linh hoạt câu chào hỏi. Ví dụ như thời gian vào buổi sáng, buổi trưa, buổi chiều…và những đối tượng khác nhau như đồng nghiệp, sếp, khách hàng hay đối tác kinh doanh…
Ngoài những câu chào hỏi mở đầu câu chuyện thì một lời tạm biệt trước khi ra về cũng rất quan trọng. Điều đó cho thấy bạn là người lịch sự, thân thiện và dễ dàng bắt cơ hội cho cuộc nói chuyện sau.
3.2. Quan sát và lắng nghe
Quan sát là chìa khóa giúp bạn có thể nắm bắt và cập nhật thông tin xung quanh công việc, hay những tình huống diễn ra hàng ngày. Trong đó bao gồm cảm xúc và tâm lý của người đối diện.
Nếu bạn quan sát tốt thì việc thu thập thông tin, dữ liệu công việc tốt hơn. Đồng thời bạn còn nắm được nhu cầu tìm kiếm của khách hàng, tâm trạng sếp hay những sự việc xung quanh văn phòng. Điều đó sẽ giúp bạn có cơ sở đưa ra lời nói, hành động phù hợp nhất với bối cảnh đang diễn ra. Đây cũng được xem là một kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc rồi đó.
Ngoài ra, bạn hãy kết hợp với việc lắng nghe bằng tai để đạt được hiệu quả giao tiếp tốt. Nghệ thuật giao tiếp không chỉ nằm ở quá trình nói và quan trọng hơn cả là cách lắng nghe người khác nói. Trong một cuộc trao đổi thì bạn cần thực sự lắng nghe họ nói gì, họ góp ý cho bạn ra sao.
Kỹ năng này phát huy hiệu quả khi bạn làm việc trong teamwork trong các công việc chung hoặc dự án. Bạn có thể lắng nghe, suy ngẫm, và biết cách chọn lọc từ ý kiến của mọi người để đưa ra phương án tốt nhất cho cả đội.
3.3. Lịch sự, lễ phép nhưng đừng xu nịnh
Khi bắt đầu với môi trường làm việc mới thì bạn hãy chú ý giữ thái độ lịch sự với tất cả mọi người, từ cấp trên đến những người ngang cấp bậc, và cả v người có vị trí thấp hơn bạn. Chú ý không nên đưa ra phán xét, chê bai tuy nhiên vẫn có thể góp ý thực tế trong khuôn khổ cho phép và tùy hoàn cảnh phù hợp.
Ngoài ra, bạn cần chú ý trong lời khen của mình, chỉ nên khen một người đúng lúc, đúng chỗ cần khen. Với môi trường công sở, tốt nhất bạn hãy khen về tính cách và chuyên môn công việc,hơn là khen vẻ bề ngoài hay cách ăn mặc của một ai đó. Bởi nếu lạm dụng những lời khen này bạn rất dễ bị đánh giá là đang lấy lòng, xu nịnh họ. Đây chắc chắn là điểm trừ rất lớn, nhất là với những người mới vào, bạn sẽ mất nhiều thời gian để thay đổi định kiến của đồng nghiệp về bạn.
3.4. Phê bình mang tính chất xây dựng
Những lời nói chỉ trích người khác, hay thậm chí là lời nói ác ý trong công việc sẽ rất dễ làm xấu đi mối quan hệ, nhất là người bị chỉ trích. Tất cả mọi người đến môi trường này đều vì mục đích công việc.
Mọi lời nói bao gồm cả khen ngợi hay phê bình chốn công sở thì đều hướng đến một mục tiêu chung là công việc. Bởi vậy, bạn hãy đưa ra nhận xét, phản bác, phê bình chính xác, có lý lẽ và mang tính xây dựng để công việc hiệu quả hơn.
Trong tình huống phải tranh luận thì bạn hãy thể hiện thái độ chân thành trong lời nói, cố gắng đừng để cảm xúc bị lấn át quá nhiều. Tuyệt đối, cần hạn chế việc phê bình quá gay gắt, ác ý, hay thể hiện thái độ bài trừ.
>>> Các kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh hiệu quả
3.5. Phản hồi kịp thời cho những nhiệm vụ “bất thường” sếp giao
Không ít người gặp tình huống khó xử khi cấp trên giao cho những việc nằm ngoài chuyên môn, công việc của bạn mà không có trong kế hoạch chung của công ty. Thay vì phải răm rắp nghe theo yêu cầu cấp trên thì bạn hãy chủ động nhờ sếp giải thích rõ hơn về lý do, cách thức thực hiện nếu như bạn không biết cách làm.
Điều đó sẽ giúp cấp trên đánh giá cao bạn bởi bạn cho thấy được sự chủ động, ham học hỏi trong công việc. Mặt khác, chính bản thân bạn đã can đảm để vượt qua những rào cản trong giao tiếp bằng cách nói chuyện trực tiếp với cấp trên. Đó chính là một kỹ năng giao tiếp trong công việc hiệu quả giúp bạn được sếp đánh giá cao hơn.
3.6. Đặt lịch trước cho mỗi cuộc trao đổi, họp hành
Mỗi chúng ta ai cũng có khoảng thời gian bị cuốn theo công việc mà ít có thời gian rảnh rỗi để giao tiếp, trao đổi với mọi người xung quanh. Bởi vậy, nếu bạn muốn trao đổi, trò chuyện gì với ai thì hãy đặt lịch với họ trước, nhất là với trường hợp bạn dự kiến cuộc trao đổi kéo dài thì hãy báo trước để họ sắp xếp thời gian hợp lý.
Điều đó giúp đồng nghiệp cảm thấy bạn là người biết sắp xếp công việc đồng thời coi trọng thời gian của họ. Nhất là đối với cả cấp trên.
3.7. Giao tiếp rõ ràng, rành mạch, dễ hiểu
Nghệ thuật giao tiếp trong công việc được thể hiện bởi cách diễn đạt rành mạch, rõ ràng và dễ hiểu. Đặc biệt trong các cuộc hội thoại quan trọng, như đàm phán với đối tác, nhân viên bán hàng cho khách hàng, …
Nếu bạn trao đổi vấn đề gì, bạn hãy vạch sẵn những ý chính và tập trung phân tích sâu vào chúng, tránh phải nói dài dòng, lan man, tốn thời gian và gây sự khó hiểu. Hãy chuẩn bị thật tốt để có được sự tự tin, tinh thần thoải mái và chuẩn bị trước những tình huống ngoài mong muốn có thể xảy ra.
38. Giao tiếp mềm mỏng nhưng quyết đoán
Thái độ mềm mỏng và nhường nhịn đối tượng giao tiếp sẽ giúp cho người nghe cảm thấy dễ chịu hơn. Bạn hãy thể hiện năng lực cá nhân bằng các nhận định rõ ràng, đúng đắn và trao đổi thẳng thắn.
Điều đó không cho thấy bạn phải ăn thua với đồng nghiệp khi thảo luận về công việc. Chỉ cần bạn trình bày rõ về quan điểm, lập trường, và chứng minh được ý kiến của mình là đúng đắn thì đó mới là biểu hiện của người có năng lực và rạch ròi trong công việc. Tuy nhiên, nếu bạn có điểm nào chưa đúng lắm và nhận được góp ý thì cũng đừng ngại tiếp thu ý kiến của người khác nhé.
3.9. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể
Một trong những kỹ năng giao tiếp trong công việc là sử dụng ngôn ngữ cơ thể hay còn gọi giao tiếp “phi ngôn ngữ”. Đó chính là những yếu tố cần thiết nhằm để nâng cao chất lượng cuộc hội thoại của bạn với mọi người. Và quan trọng hơn cả là kỹ năng thuyết trình, phát biểu trước đám đông.
Những kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc thực tế khá đơn giản, chỉ cần bạn quan sát tốt, học hỏi, rèn luyện và va chạm nhiều từ đó sẽ áp dụng thành thạo. Chúc các bạn thành công!
