Kỹ năng giao tiếp sẽ phản ánh được sự tiến bộ của bạn trong công việc và cuộc sống. Nếu không có kỹ năng giao tiếp khách hàng chuyên nghiệp thì bạn rất dễ bị hạ gục bởi đối thủ cho dù bạn có ý tưởng tốt … Để cải thiện khả năng giao tiếp của bản thân, hãy cùng tham khảo bài viết sau đây nhé.

1. Các kỹ năng giao tiếp với khách hàng hiệu quả

1.1. Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể hay còn gọi là phi ngôn ngữ, là điều cần thiết trong kỹ năng giao tiếp khách hàng. Ngay cả khi bạn không có lợi thế bởi vẻ bề ngoài, không xinh đẹp nhưng cách giao tiếp tốt sẽ gây ấn tượng mạnh với khách hàng. Bạn có thể tạo thiện cảm bằng cái bắt tay và nở một nụ cười thì chắc chắn khách hàng sẽ đánh giá cao về tác phong làm việc chuyên nghiệp của bạn.

Bật mí kỹ năng giao tiếp khách hàng chuyên nghiệp
Bật mí kỹ năng giao tiếp khách hàng chuyên nghiệp

1.2.  Kỹ năng giao tiếp bằng lời

Trong công việc, ưu tiên xưng hô theo thứ tự tuổi tác và vai vế. Cụ thể như những người lớn tuổi hơn, hay với chức vụ cao hơn, những người vai vế thấp hơn thì có thể xưng tên. Trong giao tiếp tuyệt đối không nên nói trống không bất kỳ hoàn cảnh nào.

Với người mới gặp lần đầu khi muốn bắt chuyện, thì bạn hãy xưng hô tôn trọng bằng cách gọi anh/ chị..

1.3. Kỹ năng ứng xử khi giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp khách hàng chuyên nghiệp được thể hiện qua lời nói chân thành, cởi mở, không nên tỏ ra gượng ép hay khó chịu sẽ gây ảnh hưởng xấu đến người đối diện.

– Khi nói chuyện, hãy thể hiện quan điểm rõ ràng, không nên nói lấp lửng, tỏ vẻ bí mật hay đột nhiên im lặng để người khác phải chờ đợi bạn.

– Khi mọi người đang thảo luận, bạn không nên ngắt lời mà để đối phương nói hết rồi bạn hãy nói ý kiến của mình.

1.4. Kỹ năng sử dụng ánh mắt khi giao tiếp

– Cách giao tiếp với khách hàng để tạo nên tự tôn trọng thì bạn hãy nhìn thẳng vào đối phương, không nên quay đi chỗ khác khi họ đang nói. Dù vậy, bạn cũng không nên nhìn chằm chằm vào người đối diện, mà hãy đưa mắt nhìn phạm vi xung quanh để làm giảm thiểu căng thẳng với cả 2 bên mà vẫn đảm bảo là bạn đang lắng nghe họ nói.

– Không nên nhìn xuống dưới chân khách hàng khi giao tiếp, điều đó sẽ gây ra những cảm giác không hay cho người đối diện

– Nếu như phải dùng cơm với khách hàng, thì bạn không nên nhìn họ đang gắp thức ăn bởi điều đó sẽ khiến họ lúng túng

– Dù đi gặp khách hàng ở hoàn cảnh nào thì bạn cũng không được khóc. Điều này khiến cho khách hàng cảm thấy bạn làm việc không chuyên nghiệp, dễ bị chi phối bởi cảm xúc cá nhân, khiến cho công việc không được hiệu quả.

1.5. Biết lắng nghe khi giao tiếp với khách hàng

Trong buổi giao tiếp với khách hàng, thay vì phải nói quá nhiều thì bạn hãy lắng nghe ý kiến của khách hàng để nắm bắt tâm lý mong muốn của họ. Bạn không nên nói “thao thao bất tuyệt” sẽ khiến cho buổi trò chuyện không vui vẻ.

2. Kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại

Ngoài trao đổi trực tiếp thì trong một số trường hợp đặc biệt, bạn sẽ phải trao đổi với khách hàng qua điện thoại. Điều này đòi hỏi bạn phải có kỹ năng tốt để thuyết phục được khách hàng:

2.1. Luôn giữ một giọng điệu tích cực

Bạn hãy thể hiện quan điểm bằng một giọng điệu nhiệt tình, quan tâm và tự nhiên khi giao tiếp với khách hàng qua điện thoại. Điều đó giúp bạn tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng, cởi mở hơn. Ngay khi kết nối với khách hàng bạn hãy mỉm cười để tạo bầu không khí tích cực, thân thiện cho cuộc giao tiếp với khách hàng qua điện thoại.

Bạn chú ý đến giọng nói của mình trong suốt cuộc trò chuyện, vừa phải kiểm soát tốc độ lời nói sao cho vừa đủ để tạo cảm giác dễ nghe và người nghe cũng dễ hiểu hơn. Điều này sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp khách hàng qua điện thoại của bạn tốt hơn rất nhiều.

2.2. Nói to, rõ ràng

Khi trao đổi với khách hàng qua điện thoại thì bạn  hãy nói rõ ràng. Nên sử dụng những từ ngữ đơn giản, không lạm dụng quá nhiều thuật ngữ hoặc những ngôn từ phức tạp.

Các kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng
Các kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng

Hãy tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng, tránh bị bối rối bằng cách hạn chế nói những từ “vâng”, “ừm” để lấp khoảng trống. Nếu bạn lạm dụng nhiều sẽ  làm giảm chất lượng của cuộc trò chuyện, từ đó khiến cho việc giải quyết vấn đề của khách hàng trở nên khó khăn hơn nhiều. Điều quan trọng là bạn hãy luyện tập nói trôi chảy hơn, để khách hàng thấy bạn chuyên nghiệp.

2.3. Đề cao sự chân thành

Hãy bắt đầu cuộc nói chuyện bằng lời chào và sự chân thành, bạn hãy tránh nói chuyện theo kịch bản gây ra sự giả tạo. Đó là kỹ năng giao tiếp khách hàng mà bất kỳ ai cũng phải nắm được. Khi nhận cuộc gọi từ khách hàng thì hãy giới thiệu bản thân và công ty để được đề nghị hỗ trợ ngay. Trường hợp bạn nhận được cuộc gọi khiếu nại từ khách hàng, thì bạn hãy cung cấp cho khách hàng thông tin về bộ phận giải quyết vấn đề. Điều đó giúp cho khách hàng dễ dàng tham gia vào cuộc hội thoại và cho họ thấy bạn đang bình tĩnh và sẵn sàng giúp đỡ họ.

Nếu bạn đang ở giữa cuộc trò chuyện, thì bạn hãy hãy cung cấp thông tin chính xác, tích cực cho khách hàng. Bởi bạn không muốn đưa các yếu tố tiêu cực vào cuộc trò chuyện, điều đó dễ khiến cho khách hàng cảm thấy khó chịu.

Thay vì nói từ “ Không” thì bạn hãy đưa ra thời gian hoàn thành yêu cầu hoặc nêu những gì bạn có thể làm, hơn là nói những điều bạn không thể.

2.4. Gọi khách hàng bằng tên

Khi biết được tên khách hàng, thì bạn hãy dùng ngay tên đó trong cuộc trò chuyện để khách hàng thấy được sự thiện cảm và tin tưởng. Tuy nhiên thì bạn không nên lạm dụng tên khách hàng mà hãy sử dụng một cách tự nhiên trong cuộc trò chuyện này. 

2.5. Để lại cảm giác hài lòng trong lòng khách hàng

Trước khi kết thúc cuộc nói chuyện qua điện thoại thì bạn cần phải đảm bảo khách hàng đã nắm rõ thông tin bạn truyền tải trước khi gác máy. Trước khi kết thúc cuộc gọi, bạn hãy hỏi lại: “Tôi có thể giúp gì khách cho bạn không?”. Bên cạnh đó thì bạn hãy trả lời bất kỳ câu hỏi cuối nào của khách hàng có thể, đảm bảo họ đã hiểu rõ vấn đề và hoàn toàn hài lòng. Bên cạnh đó thì bạn hãy cung cấp bất kỳ thông tin nào mà khách hàng có thể cần trong tương lai như số điện thoại, email liên lạc… Đây là một kỹ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng cực kỳ hữu ích.

Khi đã cung cấp tất cả những thông tin cần thiết thì bạn hãy kết thúc cuộc nói chuyện một cách thân thiện. Sau đây là một số câu nói mẫu bạn có thể sử dụng: “Rất vui được nói chuyện với bạn” hay “Chúc một ngày tốt lành” . Điều đó sẽ cho khách hàng cảm thấy vui vẻ và bạn đã nhiệt tình giúp đỡ họ và sẵn sàng hỗ trợ họ trong những lần sau nữa.

Những thông tin chia sẻ về kỹ năng giao tiếp với khách hàng trên đây hi vọng sẽ hữu ích với bạn đọc. Đừng quên theo dõi bài viết tiếp theo để cập nhật thông tin liên quan nhé. Chúc bạn thành công!

Facebook Comments